POLITYKA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

INFORMACJA WYNAJMUJĄCEGO O OCHRONIE DANYCH OSOBOWYCH

DLA PERSONELU I PRZEDSTAWICIELI NAJEMCY

Poniżej przedstawiamy informacje o tym, jak przetwarzamy dane osobowe zebrane przez nas (jako wynajmującego) w związku z umową najmu zawartą z Najemcami. W szczególności opisujemy kategorie danych, które zbieramy, odbiorców tych danych, informacje o prawach Najemcy oraz nasze dane kontaktowe.

Podejmujemy wszelkie niezbędne środki w celu ochrony prywatności osób, których dane przetwarzamy, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”).

Kim jesteśmy?

Marta Wasak- Żołądek prowadząca działalność gospodarczą po nazwą: MarMa Marta Wasak-Żołądek, ul. Podgaj 20, 21-400 Łuków, wpisana do CEiDG, NIP: 8252083627, REGON: 061390829 dalej „Wynajmujący” lub „my” jest administratorem danych osobowych zebranych w związku z umową najmu.

Informacje o sposobie kontaktu z nami znajdują się w części „Dane do kontaktu z nami” poniżej.

1. Jakiego rodzaju dane gromadzimy?

Jako administrator danych przetwarzamy dane osobowe dotyczące różnych osób.

Dane te mogą być nam przekazane pośrednio (np. jeśli Najemca podał dane w umowie najmu jako dane osoby do kontaktów w sprawach związanych z wykonywaniem umowy najmu) lub bezpośrednio (np. przez przedstawiciela Najemcy lub osobę kontaktującą się z nami bezpośrednio, np. pocztą elektroniczną lub przy użyciu innych środków komunikacji elektronicznej w sprawach związanych z wykonywaniem umowy najmu jako pracownik Najemcy).

Możemy przetwarzać dane osobowe przedstawicieli prawnych, pełnomocników i innych pracowników lub kontrahentów Najemcy, którzy zostali wyznaczeni jako osoby do kontaktu lub wykonują umowę najmu.

Kategorie danych, które przetwarzamy to imiona, nazwiska, adresy, dane kontaktowe (adresy e-mail i numery telefonów) oraz stanowisko pracy. Jeśli dana osoba była przedstawicielem Najemcy w momencie zawierania umowy najmu, będzie również przetwarzany jej podpis i inicjały (w szczególności poprzez zeskanowanie oryginału umowy najmu i zarchiwizowanie skanu). Możemy również zbierać inne dane techniczne w razie kontaktu za pośrednictwem poczty elektronicznej (np. adres IP), a także dane dotyczące fizycznego dostępu do naszego biura (np. szczegóły dotyczące ewentualnej wizyty w naszym biurze).

W celu wykonywania umowy najmu nie przetwarzamy wrażliwych danych osobowych.

2. Dlaczego przetwarzamy dane osobowe i jakie są podstawy prawne ich przetwarzania?

Dane osobowe przetwarzamy w celach umożliwiających nam zawarcie i wykonanie umowy najmu. Obejmują one:

1. • dokonywanie rezerwacji
   • bieżące zarządzanie stosunkiem najmu pomiędzy nami a Najemcą;

1. • kontakty w sprawie płatności należnych na podstawie umowy najmu;

1. • wypełnianie obowiązków prawnych, w szczególności obowiązków wynikających z przepisów podatkowych i rachunkowych;
   • kontakty w sprawie prac wykończeniowych, konserwacyjnych, napraw i remontów;
   • monitoring wizyjny;

1. • inne działania związane z relacjami biznesowymi;

1. • ustalanie, dochodzenie roszczeń związanych z umową najmu lub obronę przed takimi roszczeniami.

Przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO jako niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez nas – umożliwienie nam wykonywania umowy najmu oraz umożliwienie naszym pracownikom i kontrahentom Najemcy nawiązania i utrzymywania kontaktów w celu wykonywania umowy, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO jako niezbędne przetwarzanie przed wykonaniem umowy, a także na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO jako niezbędne do wypełnienia przez nas obowiązków prawnych, którym podlegamy – np. w zakresie przepisów podatkowych i rachunkowych.

Nie będziemy wykorzystywać danych osobowych w celu zautomatyzowanego przetwarzania lub zautomatyzowanego podejmowania decyzji, a także nie będziemy prowadzić profilowania danych osobowych.

3. Czy podanie nam danych osobowych jest obowiązkowe?

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale dane te są nam potrzebne do wykonywania umowy najmu – brak tych danych uniemożliwi nam wykonywanie umowy najmu zawartej z Najemcą.

4. Jak długo przechowujemy dane osobowe?

Przechowujemy dane osobowe tak długo, jak jest to konieczne do realizacji celów, dla których zostały zebrane, nie dłużej niż do momentu przedawnienia roszczeń.

Możemy zachować niektóre pozycje danych osobowych nawet po wykonaniu umowy najmu, gdy będziemy mieli w tym prawnie uzasadniony interes (np. w celu realizacji lub obrony przed roszczeniami prawnymi) lub gdy jesteśmy do tego zobowiązani przez prawo (np. w celu spełnienia wymogów podatkowych) – tak długo, jak wymaga tego od nas prawo.

Po upływie określonego okresu przechowywania, dane osobowe są przez nas bezpiecznie usuwane.

5. Odbiorcy danych

Nie sprzedajemy danych osobowych żadnym osobom trzecim. Tym niemniej, w celu wykonania umowy najmu, możemy udostępnić dane osobowe następującym kategoriom odbiorców:

1. • zewnętrznym usługodawcom, których angażujemy w kraju lub za granicą, np. zarządcy nieruchomości, bankom, operatorom usług płatniczych, kurierom, dostawcom usług informatycznych (w tym dostawcom wsparcia informatycznego i usług hostingowych), dostawcom wsparcia administracyjnego, biurom rachunkowym, kancelariom prawnym i biegłym rewidentom;
   • sądom, organom ścigania, organom nadzoru, urzędnikom państwowym, pełnomocnikom lub innym stronom, jeżeli będzie to w uzasadniony sposób niezbędne do ustanowienia, realizacji lub obrony roszczeń wynikających z prawa lub zasady słuszności, lub na potrzeby alternatywnego rozwiązywania sporów z zachowaniem poufności;
   • jeśli sprzedajemy lub kupujemy jakiekolwiek przedsiębiorstwo lub aktywa, w którym to przypadku możemy ujawnić dane osobowe potencjalnemu sprzedawcy lub nabywcy takiego przedsiębiorstwa lub aktywów, na rzecz którego dokonujemy cesji lub nowacji jakichkolwiek naszych praw i obowiązków.

6. Przekazywanie danych

Co do zasady, przetwarzamy dane osobowe na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (dalej „EOG”).

Jeśli przekażemy dane osobowe do miejsc, które nie zapewniają takiego samego poziomu ochrony danych osobowych jak w EOG i nie są uznane przez Komisję Europejską za zapewniające  odpowiedni  poziom  ochrony  danych,  zapewnimy  spełnienie  wszystkich wymogów RODO dotyczących takiego przekazania; w szczególności zawrzemy standardowe klauzule umowne (SKU) przyjęte przez Komisję w umowach z podmiotami, którym są przekazywane dane.

7. Bezpieczeństwo danych osobowych

Wprowadziliśmy odpowiednie środki bezpieczeństwa, aby zapobiec przypadkowej utracie, wykorzystaniu lub nieupoważnionemu dostępowi do danych osobowych, ich zmianie lub ujawnieniu.

Wprowadziliśmy procedury postępowania w przypadku podejrzenia naruszenia ochrony danych osobowych i poinformujemy osobę zainteresowaną oraz każdy właściwy organ regulacyjny o naruszeniu w przypadkach, w których jesteśmy do tego prawnie zobowiązani.

8. Aktualizacja danych osobowych

Jeśli jakiekolwiek przekazane nam dane osobowe są błędne lub ulegną zmianie, na przykład w razie zmiany adresu e-mail, prosimy o poinformowanie nas wysyłając wiadomość na adres e-mail podany w części „Dane do kontaktu z nami” poniżej.

9. Prawa osób, których dane są przetwarzane

Mają Państwo różne prawa w zakresie korzystania przez nas z Państwa danych osobowych:

1. • Prawo dostępu: mają Państwo prawo zażądać kopię danych osobowych, które posiadamy. Istnieją wyjątki od tego prawa, można zatem odmówić dostępu, jeśli na przykład udostępnienie informacji ujawniłoby dane osobowe innej osoby lub jeśli prawo zakazuje nam ujawnienia takich informacji. Mają Państwo prawo wglądu do swoich danych osobowych, które przechowujemy.
   • Prawo sprostowania: mają Państwo prawo żądania sprostowania danych osobowych. Dążymy do tego, aby Państwa dane osobowe były dokładne, aktualne i kompletne. Zachęcamy do kontaktu z nami, aby poinformować nas, jeśli którekolwiek z Państwa danych osobowych nie są dokładne lub ulegają zmianie, abyśmy mogli aktualizować Państwa dane osobowe.
   • Zgłaszanie sprzeciwu: W pewnych okolicznościach mają Państwo również prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych osobowych oraz do żądania od nas zablokowania, usunięcia lub ograniczenia Państwa danych osobowych. Jeśli chcą Państwo, abyśmy przestali wykorzystywać Państwa dane osobowe, prosimy o kontakt z nami.
   • Przekazanie danych: Mają Państwo prawo zażądać, aby niektóre z Państwa danych osobowych zostały dostarczone Państwu lub innemu administratorowi danych w powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego.
   • Usunięcie danych: Mają Państwo prawo poprosić nas o usunięcie danych osobowych, gdy dane osobowe nie są już potrzebne do celów, dla których zostały zebrane, lub gdy np. Państwa dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem.
   • Skargi: Jeżeli uznają Państwo, że mogło dojść do naruszenia Państwa praw w zakresie ochrony danych osobowych, mają Państwo prawo wnieść skargę do właściwego organu nadzoru (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych; dane kontaktowe dostępne na stronie https://uodo.gov.pl/en/484) lub dochodzić swoich praw na drodze sądowej.

10. Dane do kontaktu z nami

Można się z nami skontaktować w każdej sprawie związanej z przetwarzaniem danych osobowych wysyłając wiadomość na adres e-mail: zimnamalinalukow@gmail.com, bądź listownie pod adresem: MarMa Marta Wasak-Żołądek, u. Podgaj 20, 21-400 Łuków.